Renata Jasiuniene Nord Security

Nord Security

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Sicurezza online

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Vilnius, Lituania

Come Nord Security ha semplificato, scalato e ottimizzato la gestione dei viaggi con TravelPerk

Nord Security, leader globale nelle soluzioni di cybersicurezza e privacy, ha affrontato una crescente richiesta nella gestione dei viaggi quando si sono verificate due situazioni chiave: la fine delle restrizioni dovute al COVID-19 e la rapida espansione della forza lavoro dell’azienda.

Durante questo picco nei viaggi di lavoro, il team acquisti è passato dalla gestione di 1-5 viaggi al mese ad oltre 60, ed il numero era in continuo aumento. Con circa 1.900 dipendenti distribuiti tra uffici in Lituania, Polonia, Germania e Paesi Bassi, insieme a un numero crescente di lavoratori da remoto, questo aumento ha messo in evidenza le falle nel processo di gestione viaggi esistente.

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist presso Nord Security, ha spiegato che affidarsi ad un’agenzia di viaggi, con continui scambi di email e l’assenza di un processo centralizzato, era estremamente inefficiente, soprattutto per viaggi critici come meeting di vendita e visite a partner.

L’azienda sapeva di aver bisogno di una soluzione moderna per la gestione dei viaggi: flessibile, affidabile e abbastanza solida da tenere il passo con la crescita dell’azienda.

«Con così tanti viaggiatori, era diventato impossibile; a quel punto abbiamo capito che ci serviva un team più grande o un processo migliore. Così, quando abbiamo deciso di standardizzare la gestione dei viaggi aziendali, abbiamo valutato diversi strumenti. E per fortuna, abbiamo trovato TravelPerk.»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Per accompagnare la propria crescita, Nord Security ha scelto TravelPerk per una gestione dei viaggi più semplice e intelligente

Usare l’agenzia di viaggi significava che il team acquisti doveva gestire ogni prenotazione e fungere da intermediario per garantire il buon svolgimento del viaggio.

Renata ha spiegato che il processo era diventato un ciclo infinito: i dipendenti inviavano richieste di viaggio, lei le inoltrava all’agenzia, poi arrivavano nuove richieste, come modifiche ai voli, e tutto ricominciava. Non esisteva un processo centralizzato né una visibilità chiara sulla policy aziendale di viaggio.

Nord Security aveva bisogno di una soluzione in grado di crescere con l’azienda, non di limitarla. E tutto è cambiato con l’introduzione di TravelPerk. I dipendenti ora usano la piattaforma self-service per prenotare i propri viaggi, risparmiando tempo e potendosi concentrare su attività strategiche.

«Da quando usiamo TravelPerk, abbiamo processi interni per le richieste di viaggio che funzionano perfettamente. I nostri dipendenti prenotano autonomamente, e sono molto più soddisfatti: sanno subito cosa possono prenotare, cosa non possono prenotare e se rientra nel budget.»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

La prenotazione autonoma, i report avanzati e le integrazioni semplificano la gestione e offrono flessibilità a Nord Security

Renata ha sottolineato quanto sia importante per i dipendenti poter prenotare da soli e quanto apprezzino l’ampia gamma di opzioni. «Sono felici delle scelte disponibili su TravelPerk. Possono leggere le recensioni, vedere le foto degli hotel, e avere tutto in un’unica piattaforma rende tutto molto più facile», afferma.

Anche se i dipendenti hanno più libertà, la piattaforma centralizzata di TravelPerk consente a Nord Security di mantenere il controllo del budget. Le policy di viaggio sono integrate nel sistema e il numero di fatture è ridotto. I report dettagliati aiutano il team ad analizzare i modelli di spesa, capire dove vanno i fondi e individuare opportunità di risparmio, mantenendo i costi sotto controllo.

«Una funzionalità molto importante per noi è stata quella dei report. Siamo un’azienda basata sul budget, e per noi è fondamentale sapere quanto spendiamo e perché. Possiamo individuare le aree di spesa e capire le cause degli sforamenti.»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Con la continua crescita del team, la gestione dei viaggi è diventata molto più semplice. In passato, i dipendenti venivano aggiunti manualmente, ma l’integrazione con HiBob ha semplificato il lavoro amministrativo.

«Ora, chi non ha più bisogno dell’accesso viene rimosso, mentre chi ne hi ha bisogno è su TravelPerk. E se qualcosa cambia, viene aggiornato direttamente su TravelPerk senza dover controllare anche su HiBob.»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Anche l’integrazione è stata semplice. Renata ha detto: «Non abbiamo nemmeno avuto bisogno del team tecnico per integrare HiBob con TravelPerk. È stato facilissimo.»

Grazie al supporto proattivo di TravelPerk, il team acquisti non deve più essere reperibile 24/7

Renata ha spiegato come il supporto clienti e il team di customer success di TravelPerk abbiano ridotto notevolmente il suo carico di lavoro. «Non devo più essere un centro assistenza disponibile 24 ore su 24, da sola», ha detto. Ora i dipendenti si rivolgono direttamente all’assistenza TravelPerk, cosa che non facevano con l’agenzia. Viaggiano con tranquillità, sapendo di poter ottenere supporto in qualsiasi fuso orario.

E Renata sa di poter contare sull’assistenza 24/7 di TravelPerk: che sia fuori orario o nel weekend, riceve sempre il supporto di cui ha bisogno.

«Prima lavoravo 24/7, anche nei weekend o in vacanza. Le persone avevano sempre bisogno di aiuto, ma non chiamavano il supporto dell’agenzia. Io ero il supporto, ed era ingestibile.»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Renata apprezza anche il fatto che la loro account manager li tenga aggiornati sulle nuove funzionalità. «Tutti i team di TravelPerk sono molto disponibili. Se viene lanciata una nuova funzionalità, lo sappiamo subito e conosciamo anche la roadmap del prodotto. Abbiamo adattato la piattaforma alle nostre esigenze, ma riceviamo ancora pieno supporto anche dopo l’implementazione.»

«Abbiamo molte esigenze, non solo durante l’implementazione, ma in modo continuo, perché le cose cambiano sempre. La nostra account manager, Mar, è stata molto presente durante l’implementazione e continua a supportarci. So di poter sempre contare su di lei, o su qualcuno del team tecnico.»

Renata Jasiūnienė, Lead Procurement Specialist, Nord Security

Cosa ha offerto TravelPerk

Una piattaforma self-service facile da usare per l’autonomia dei viaggiatori

Integrazione fluida con la piattaforma HR HiBob

Report avanzati

Ampio inventario di voli e alloggi

Assistenza disponibile 24/7

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